Лучшие программы для учёта времени за работой

Лучшее для продвинутого мониторинга и настроек: InterGuard

InterGuard обладает обширными возможностями настроек и расширениями. Это приложение не лучшее в плане пользовательского интерфейса и сложности в установке и совместимости. Несмотря на это, перед нами качественный инструмент мониторинга.

Плюсы:

• Широкий выбор дополнительных модулей и функций.
• Кастомные панели.
• Уведомления о ключевых словах.
• Скриншоты.
• Отслеживание файлов.
• Приложение-чат и мониторинг социальных сетей.
• Запись нажатий клавиш.
• Геолокация.
• Отчёты и уведомления.
• Большой выбор источников данных.
• Записи аудита.
• Мобильные приложения.

Минусы:

• Проблемы с совместимостью и ручные настройки.
• Устаревший пользовательский интерфейс.
• Продолжительная синхронизация данных.

RescueTime – учет времени с блокировкой отвлекающих факторов.

RescueTime – отличное приложение для отслеживания времени, позволяющее повысить производительность и улучшить навыки управления временем. Это простая комбинация  счетчика времени и блокировщика веб-сайтов. Он доступен для Windows, Mac, Linux и Chrome.

Приложение позволяет вам устанавливать оповещения, чтобы знать, когда вы потратили определенное количество времени на определенное действие. Настольное приложение отслеживает все ваши действия в фоновом режиме,позволяя вам выполнять свою работу.

Благодаря своей простоте приложение поможет вам стать более продуктивным и узнать, что заставляет вас терять концентрацию. Кроме того, вы можете блокировать отвлекающие веб-сайты, работать в сеансах, устанавливать дневные лимиты для приложений и сайтов, настраивать то, что блокируется, или планировать конкретное время прямо в своем календаре.

Инструмент отслеживания времени RescueTime собирает данные веб-сайта , подробное время браузера и записывает время в автономном режиме.

Цены: RescueTime предлагает два плана подписки. Lite – бесплатный тарифный план с базовым автоматическим отслеживанием времени. Премиум – 12 долларов в месяц, 78 долларов в год с неограниченными возможностями. Доступна 14-дневная бесплатная пробная версия.

2 место: ActivTrak

Основные назначения программы ActivTrak — это отслеживание действий пользователей на рабочих компьютерах, аналитика их продуктивности и своевременная блокировка возникающих угроз. Для этого, помимо стандартных средств мониторинга, данная система включает в себя кейлоггер и возможность блокировать доступ к запрещенным интернет-адресам. Программное обеспечение может быть установлено непосредственно на компьютере, или же аккумуляция данных может происходить на облачном сервисе. Возможности программного решения довольно широки и включают в себя видеозапись экранов сотрудников с возможностью экспорта снятого видео, а также автоматические уведомления о нарушениях при сохранении скриншота с заданным содержанием. Политика использования этой программы практически не накладывает ограничений на функционал бесплатной версии, но масштабирование на большее количество подконтрольных ПК или использование более значительного облачного пространства возможны только в PRO-варианте.

1. До 3-х ПК, над которыми можно вести мониторинг; 2. До 3-х Гб памяти в облаке для хранения логов по результатам отслеживания; 3. Отчеты по использованию рабочего времени; 4. Оценка продуктивности сотрудников; 5. Выполнение скриншотов рабочих экранов сотрудников (по одному на каждую рабочую активность); 6. Кейлоггер (запись последовательностей нажатия клавиш для предотвращения и расследования угроз); 7. Запрет на доступ к сайтам из “черного списка” непродуктивных ресурсов.

Дополнительные опции, доступные в платной версии: 1. Снятие ограничений на объем пространства для размещения логов в облачном хранилище; 2. Снятие ограничений по количеству компьютеров сотрудников, подлежащих мониторингу. Система не имеет иных принципиальных дополнений и расширений функциональности в полной версии.

Лучшие программы для учета и анализа рабочего времени

Рассмотрим варианты тайм-трекеров и систем мониторинга, наиболее интересных с точки зрения предлагаемого функционала. Автоматизированный непрерывный учет и посекундный контроль рабочего времени с помощью таких решений поможет:

Использование подобных инструментов пойдет на благо организации рабочего процесса и поможет мотивировать персонал трудиться лучше.

Bitcop

Полноценная система мониторинга и учета отработанного времени. Автоматизация контроля времени на базе Bitcop подходит для предприятий любых масштабов и видов деятельности. С Bitcop расходование рабочих часов всегда прозрачно для руководителя и поддается простой оценке через построение наглядных отчетов.

Основные возможности программы:

Bitcop предлагается для использования в виде облачной или коробочной версии (опция кейлоггера доступна только в последнем варианте). Поддерживает все современные браузеры и операционные системы. Возможна индивидуальная доработка функционала под потребности предприятия, а также взаимодействие с любыми бизнес-приложениями через открытый API-интерфейс.

Harvest

Сервис для подсчета рабочего времени, создания и контроля расписаний, автоматического выставления счетов контрагентам. Подходит для удаленных исполнителей или небольших команд, выполняющих заказы на аутсорсинге. Позволяет повысить самоконтроль, сделать занятость прозрачной для руководителя и заказчика, автоматизировать ведение проектов.

Пока программа доступна только на английском языке.

Основные возможности программы:

Предусмотрен бесплатный тариф на одного человека, для большего количества пользователей существует несколько вариантов тарификации.

Hubstaff

Система для онлайн-мониторинга рабочего времени с функциями автоматического начисления заработной платы и поддержкой GPS-мониторинга. Подходит для фрилансеров, удаленных команд исполнителей, фрилансеров, малого бизнеса.

Основные возможности программы:

Бесплатный пробный период: 14 дней. Безвозмездное использование программы для одного человека, далее тарификация от количества пользователей с разделением на обычную и премиум-подписку (последняя включает в себя дополнительные опции по мониторингу запущенных приложений и посещенных сайтов, по автоматическому начислению оплаты, по интеграции со сторонним ПО).

#4 TimeDoctor: Система учета рабочего времени

TimeDoctor будет полезен и руководителям, и самим сотрудникам, так как приложение нацелено одновременно на мониторинг коллег со стороны руководителя компании и на контроль собственной продуктивности со стороны сотрудника. Установив программу на устройства коллег, руководитель может отслеживать посещаемые сайты, используемые приложения, время, потраченное на тот или иной проект, опоздания, геолокацию на мобильных устройствах сотрудников в рабочие часы, а также просматривать снимки экрана и снимки с веб-камеры. В свою очередь, сотрудник сможет контролировать собственные действия на работе благодаря подробным отчетам о своей продуктивности и уведомлениям программы, когда он отвлекается от рабочего процесса на непродуктивные приложения или сайты.

Возможности TimeDoctor

• Отслеживание продуктивного и непродуктивного времени с точностью до секунд;
• Подробные отчеты об эффективности, предоставляемые как топ менеджерам компании, так и самим сотрудникам для самоконтроля.
• Снимки экрана;
• Отслеживание геолокации на мобильных устройствах (в конце рабочего дня сотрудник может самостоятельно отключить функцию);
• Мониторинг приложений и сайтов;
• Возможность предоставить доступ к отчетам клиентам компании;
• Настройка платежных ведомостей;
• Интеграции с популярными программами для бизнеса.

Преимущества TimeDoctor

• Нацеленность программы не только на мониторинг сотрудников со стороны руководителей, но и на самоконтроль команды;
• Бесплатная демоверсия продукта на сайте;
• Интеграция с Jira, Google Apps, Asana, Slack и др. сервисами, совместимость с мобильными устройствами.

Недостатки

Отсутствие непрерывной видеозаписи с экранов, запутанный интерфейс, высокая цена для компаний с менее чем 50 сотрудниками.

Цена и лицензии

Стоимость приложений различается. В большинстве случаев цена зависит от количества пользователей, за которым будет вестись наблюдение. Чем больше пользователей, тем выше может быть стоимость, но для крупных организаций бывают скидки. Инструменты вроде InterGuard и Veriato 360 обладают дополнительными модулями с расширенной функциональностью. Если вы хотите приложение с единовременной покупкой вместо ежемесячной или годичной подписки, StaffCop Enterprise и Work Examiner предлагают лицензии на каждого пользователя. Правда, установка ведётся локально на компьютерах организации.

Для мониторинга больших корпораций в этом обзоре рассматривается приложение Teramind и Bitcop. ActivTrak лучше подходит для малых и средних организаций с акцентом на производительность труда. InterGuard и Veriato 360 имеют относительно богатый набор функциональных возможностей и мониторинга, а Teramind выделяется по уровню автоматизации.

Тут есть распознавание символов, дистанционный контроль, мониторинг звука в микрофоне и наушниках в колл-центрах. StaffCop Enterprise содержит набор инструментов мониторинга и автоматизации на уровне Teramind. Ценность этого приложения меньше из-за локальной установки и необходимости в виртуальных машинах.

Teramind даёт более интуитивный облачный пользовательский интерфейс по сравнению с InterGuard и Veriato 360. Также здесь наиболее простая установка агентов и настройка панели администратора. ActivTrak является лучшим выбором для организаций, где не нужен максимальный мониторинг на уровне Teramind. Это простая платформа с отслеживанием производительности труда и параметрами эффективности, аналог Google Analytics для офиса.

Лучшее для продвинутых потребностей: StaffCop Enterprise

Когда вы настроите StaffCop Enterprise, оно окажется одним из наиболее мощных приложений мониторинга. Тут есть набор разнообразных данных, отслеживание пользователей, инструменты отчётов. Если бы не локальная установка на рабочих компьютерах, данная программа могла бы превзойти Teramind.

Плюсы:

• Запись аудио и видео.
• Автоматизированные политики и триггеры.
• Распознавание символов на документах и скриншотах.
• Визуализация отчётов и данных.
• Запись нажатий на клавиши.
• Отслеживание ключевых слов.
• Отслеживание производительности.
• Дистанционный контроль рабочего стола.
• Пользовательские словари.

Минусы:

• Очень сложный процесс установки сервера локально.
• Необходима виртуальная машина для доступа к веб-панели.
• Нет облачного интерфейса администратора.

Трудности фрилансеров

Многие интересуются, зачем фрилансерам приложения и инструменты, если у них нет конкретной работы, в которую стоит вкладываться.

Дело вот в чем:

Даже если у фрилансеров нет «традиционной» работы, они все равно такие же работники, как и все, и сталкиваются со схожими трудностями и задачами. Чтобы разобраться, какие именно специализированные приложения нужны фрилансеру каждый день, стоит перечислить типичные для такой работы трудности (особенно, если речь идет о профессиональной карьере):

Тайм-менеджмент

Наверное, самый сложный момент в работе фрилансера: короткие дедлайны, разные часовые пояса, невозможность точно определить сроки для задачи, и многое другое. Фрилансерам особенно тяжело управляться со временем, потому что они редко устанавливают рабочие часы и сами планируют свою работу, а этим трудно заниматься дома.

Прокрастинация и лень

За офисными сотрудниками время от времени наблюдает начальник. Это мотивирует и заставляет выполнять работу вовремя. Фрилансеры же – сами себе начальники, что значительно усложняет дело. Непросто дисциплинировать себя и не отвлекаться по пустякам, особенно работая на дому. Лень и прокрастинация очень мешают, поэтому фрилансерам нужно собраться духом и преодолеть их, как бы тяжело это ни было.

Управление финансами

Чтобы тратить заработанные деньги, нужно убедиться, что вы можете себе это позволить. Поэтому каждый фрилансер, вне зависимости от специализации, должен быть хорошим финансовым менеджером и бухгалтером.

К сожалению, есть проблемы и похуже:

Взаимодействие с клиентами

Как правило, начальники и коллеги помогают фулл-тайм работникам управляться с неприятными клиентами. Но фрилансерам не на кого положиться в напряженных ситуациях с заказчиками. Это может серьезно подорвать рабочий процесс, особенно при плотном графике.

Если обобщить, мы увидим, что управление временем и финансами, лень и прокрастинация, а также проблемы с клиентами – главные поводы фрилансеров для волнения.

1. Kickidler

О программе Kickidler и почему она на первом месте

Kickidler – система учета рабочего времени нового поколения. Основное предназначение – автоматизация функции контроля сотрудников в организации. Программа предоставляет мощный набор инструментов для мониторинга рабочих компьютеров и обнаружения нарушений рабочего распорядка.

Наша система учета рабочего времени Kickidler дает пользователям больше всех бесплатных функций c возможностью мониторинга самого большого количества пользователей. Помимо этого, наша программа предоставляет до 2-х недель на бесплатное использование своего полного функционала для мониторинга неограниченного количества ПК.

Доступные функции в бесплатном режиме:

• Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, доступен многопользовательский режим).
• Отчеты по рабочему времени сотрудников: учет рабочего времени, анализ эффективности, динамика активности, рейтинг сотрудников по продуктивности, рейтинг наиболее часто используемых приложений, детали дня.
• Кейлоггер (сохранение истории нажатых клавиш).

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии Kickidler доступен мониторинг до 6 компьютеров сотрудников.

Какие функции доступны только в платной версии:

В платной версии программы доступны следующие функции: видеозапись и воспроизведение истории действий пользователя за компьютером, контроль нарушений (обнаружение и просмотр подозрительных действий пользователя), а также удаленное управление ПК сотрудников.

Видео:

О программе ActivTrak и почему она на втором месте?

ActivTrak – это приложение, которое предназначено для мониторинга активности, аналитики производительности и поведения сотрудников за рабочими компьютерами, а также для обнаружения инсайдерских угроз. Это простое в использовании и установке решение для облачного мониторинга, которое также имеет локальную версию.

ActivTrak предоставляет своим пользователям бесплатную версию программы для мониторинга до 3 рабочих станций с ограничениями по функциональности и месту на облачном хранилище до 3 Гб.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг до 3 компьютеров сотрудников.

Доступные функции в бесплатном режиме:

Онлайн-мониторинг компьютеров сотрудников (просмотр экранов сотрудников в реальном времени, без многопользовательского режима).

• Отчеты о рабочем времени.
• Блокировка сайтов.
• Кейлоггер.
• Скриншоты экранов сотрудников (не более 1 снимка экрана для каждой активности).

Какие функции доступны только в платной версии:

Платная версия программы не подразумевает каких-либо дополнительных функций, но предоставляет пользователю неограниченное место на облаке для хранения логов программы, а также – возможность мониторинга практически неограниченного числа сотрудников.

Видео:

3. Hubstaff

О программе Hubstaff и почему она на третьем месте

Hubstaff – это система отслеживания времени с функциями захвата экрана, мониторинга заданий, автоматической оплаты труда, расширенными отчетами, отслеживанием в режиме реального времени. Сервис интегрируется с более чем 30 популярными инструментами. Hubstaff немного отличается от двух предыдущих программ и больше подходит для удаленных команд, небольших копаний и фрилансеров.Бесплатная версия программы Hubstaff позволяет вести мониторинг рабочей станции 1 сотрудника, а также имеет ограничения по функциональности. Ранее бесплатный Hubstaff позволял мониторить до 3-х сотрудников, однако недавно они отказались от этой стратегии.

Количество подконтрольных компьютеров:

В бесплатной версии программы доступен мониторинг компьютера 1 сотрудника.

• Отчеты о рабочем времени.
• Отслеживайте уровня активности сотрудника на основе использования мыши и клавиатуры.
• Скриншоты экранов сотрудников (ограничения по месту в хранилище).

Какие функции доступны только в платной версии:

Как уже говорилось, программа Hubstaff предназначена для работы с удаленными сотрудниками. В ней есть уникальные в своем роде инструменты для начисления заработной платы фрилансерам. Кроме этого, у Hubstaff есть функция GPS-отслеживания работников.

Когда тайм-трекеры — лишнее

Если это малый бизнес с ограниченными ресурсами. Как утверждает Максим Оганов из Oganov Digital, для мелких компаний использование трекеров часто излишне. Им не требуется настолько масштабный учёт. Установка системы учёта требует времени: нужно выбрать её, разобраться в интерфейсе, обучить сотрудников.

По словам Оганова, у владельцев малого бизнеса может не быть свободных рук для этих задач. «Это то же самое, что арендовать туристический автобус на 40 человек, а перевезти двоих», — констатирует он.

Когда эффективность сотрудника нужно измерять иначе. В этом солидарны многие опрошенные: есть позиции, где нужно измерять результат, а не время. Более того — результат может вообще не зависеть от потраченного времени из-за разной производительности сотрудников.

«Для эффективной работы команды надо перестраиваться на контроль результатов, а не на контроль действий, чем грешат некоторые компании», — уверен ИТ-директор ГК «Альфа-Лизинг» Артём Косолапов.

С ним солидарна Татьяна Урусова, HR-директор этой группы компаний: «Нужно не контролировать людей с помощью разных цифровых сервисов, а больше работать с их вовлечённостью. Нужно правильно ставить задачи, заботиться об их эмоциональном состоянии».

Перед тем как выбирать способ контроля сотрудников, стоит задуматься о способах мотивации. Тогда каждый будет заинтересован использовать каждую минуту рабочего времени продуктивно, говорит руководитель компании «Изолайф» Данила Троицкий. Его компания не ведёт учёт рабочего времени, так как мотивация каждого привязана к выполнению плана или достижению результата. «Однако, если нет правильно выстроенной мотивации, то стоит вести учёт рабочего времени», — говорит Троицкий.

В Huawei Enterprise в России предпочитают альтернативу контролю времени: поиск баланса между оценкой работы сотрудника и возможностями, которые ему предоставлены. «Я вижу оптимальное решение в контроле результатов, но не рабочего процесса. Такой подход не включает в себя отвлекающие звонки от руководства и постоянную проверку на присутствие в онлайне», — делится HR BP Huawei Enterprise Елена Каверина.

Для специалистов творческих профессий и управленцев. Применение тайм-трекеров теряет смысл по мере роста позиции, говорит Анна Дмитриева из ANCOR Consulting. На управленческих должностях, утверждает она, задачи часто выходят за рамки рабочего дня. Результат не измеряется количеством часов, проведённых в электронной почте. Для руководителей такая система может применяться как инструмент самоконтроля, но не как элемент внешнего контроля.

Системы учёта рабочего времени. Какими они бывают?

Системы, которые позволяют удалённо контролировать рабочее время сотрудников, делятся на три класса. Это UEBA, DLP и собственно системы учёта рабочего времени. Как поясняет Максим Ключкин, руководитель отдела интернет-маркетинга компании Bitcop, основная задача UEBA и DLP — безопасность компании, предотвращение хакерских атак. Эти системы отслеживают нетипичное поведение пользователей и сообщают об отклонениях. Так как они отслеживают все действия сотрудников за компьютерами, контроль продуктивности также входит в их функциональность.

Продвинутые DLP-системы видят, когда сотрудники опаздывают, играют в компьютерные игры или сидят на сайтах знакомств, рассказывает ведущий аналитик «СёрчИнформ» (компания разрабатывает системы информационной безопасности) Леонид Чуриков. Все непродуктивные действия менеджеры увидят в специальных отчётах. Более того, системы могут определить, кто из сотрудников на грани выгорания, а кто ищет работу на профильных сайтах.

Для каждой категории работников можно сформировать свои критерии полезной активности. «Программа среагирует, если в соцсетях будет сидеть офис-менеджер, но для SMM-специалиста активность в Facebook будет считаться продуктивной», — добавляет Чуриков.

Отчёт с фотографиями рабочего дня сотрудников. Скриншот: программа CrocoTime

Хотя UEBA и DLP позволяют контролировать действия сотрудников, эта статья посвящена третьему классу — системам, разработанным специально для учёта рабочего времени. На рынке доступен широкий выбор таких программ. Вот только некоторые примеры: Kickidler, ActivTrak, Teramind, Time Doctor, Bitcop, CrocoTime, Teamon.live. Все они могут контролировать начало и конец рабочего дня, на что сотрудники тратят рабочее время. Однако функциональность отличается от системы к системе.

В качестве примера использования такой программы возьмём опыт консультационной компании Visotsky Consulting. Все сотрудники организации должны отмечать в приложении Time Doctor, над какими задачами и проектами работают. В это время Time Doctor фиксирует хронометраж, параллельно делая скриншоты экрана каждые 3–5 минут. Скриншоты показывают, чем сотрудник занимался на самом деле.

Есть системы, которые позволяют более глубоко контролировать сотрудников в различных приложениях — вплоть до кликов по мыши и ударов по клавиатуре, поясняет руководитель отдела интернет-маркетинга Bitcop Максим Ключкин. Для этого подобное ПО нужно интегрировать с другими программами и бизнес-приложениями.

Пример отчёта со скриншотами экрана сотрудника. Скриншот: сервис TimeDoctor

Ещё один пример функционала подобных сервисов — демонстрация экрана другим членам команды в рабочее время. Такое решение внедрено в Teamon.live, рассказал основатель сервиса Александр Процюк. По его словам, так сотрудники могут помогать друг другу в решении задач, взаимодействие становится быстрее и эффективнее.

Критерии выбора

Специалисты советуют обращать внимание на приоритетные параметры системы, чтобы не допустить ошибки при выборе:

• простота установки;
• размещение на различных платформах – Linux, Mac, Windows;
• наличие базового функционала;
• постоянное техническое сопровождение и автоматическое обновление;
• минимум негативных отзывов пользователей;
• приемлемая стоимость.

Предлагаемые сервисы отслеживания включают сложные программы с функциями регистрации действий сотрудников, в т.ч. перехвата электронных писем для их прочтения. Вряд ли подобный функционал требуется всем организациям. Ведь главная задача подобных систем заключается в сборе основных сведения и демонстрация полученных результатов для последующего анализа в удобной форме.

Что такое приложения мониторинга сотрудников?

Мониторинг сотрудников означает не только отслеживание времени работы или управление расписанием и рабочей нагрузкой. Программы из этого обзора могут отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре, местоположение, создавать скриншоты. Они созданы для предприятий больших масштабов и отслеживают активность на местах, предлагая разнообразные настройки.

Эти инструменты позволяют отслеживать производительность труда. Особенно трудно это делать при работе из дома, где много отвлекающих факторов. Это разрушает существовавшую ранее структуру рабочей силы и многие приложения мониторинга требуют изменения настроек, чтобы эффективно выполнять свою задачу.

Администраторы могут сортировать приложения по производительным и непроизводительным группам для анализа разных команд, отделов и индивидуальных сотрудников

Важно иметь доступ к настройкам и группировке пользователей, поскольку производительное для одной функции приложение может быть непроизводительным для другой

Эти данные об активности должны собираться на макроуровне и показываться на панели администраторов и менеджеров с подробными отчётами, где есть различные метрики производительности. Можно будет анализировать эти данные и найти лучших и худших сотрудников или сравнить разные отделы в плане эффективности при работе над проектами.

Часто инструменты мониторинга сотрудников позволяют по одному взгляду понять показатели на графиках или получить списки лидеров с активными и неактивными часами или тем, какими приложениями сотрудники чаще всего пользуются.

Также важно отслеживать нажатие клавиш на клавиатуре. Это позволяет оценить активность сотрудников

Когда есть подробный анализ того, как часто сотрудники набирают тексты и взаимодействуют с компьютером, эти данные можно сравнить со скриншотами, записями активности, аудитом и прочими инструментами глубокого мониторинга.

Это позволяет составить подробный профиль сетевой активности пользователя. Некоторые приложения позволяют узнать, когда какая кнопка на клавиатуре была нажата. Затем эти показатели можно сравнить с другими параметрами. Это даёт возможность узнать, что сотрудники делают, когда и зачем.

Через пару месяцев: осваиваем инструмент управления процессом

Когда тяга к контролю ослабнет (это происходит уже через месяц), в компаниях задумываются над тем, что делать с этими данными.

делал не свою работу

Отдел разработки сдаёт все проекты в срок. Само по себе это хорошо, но с помощью системы учёта и анализа рабочего времени можно узнать, что из трёх сотрудников отдела 80% рабочих операций делает лишь один человек. Зачем вам ещё два программиста?

Отпадёт необходимость постоянно отвлекать сотрудников вопросами о том, чем они в данное время занимаются. Теперь вся информацию доступна онлайн круглосуточно.

Чёткое понимание, кто сколько времени работал, повышает степень удовлетворенности сотрудников зарплатой и снижает риск штрафных санкций, которые стали бичом больших компаний.